Planes de Acción de los Grupos Conformados para El Proyecto

1. PLANES DE ACCION

COMITE DE LOGISTICA

La Logística es un conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio. En este caso nosotros nos encargamos de que el evento salga a la perfección sin errores y con los elementos necesarios para que sea un éxito

OBJETIVO GENERAL

Administrar cada una de las funciones y actividades que se llevaran a cabo en el evento haciendo uso de todos los medios necesarios para tal fin, todo esto en pro de obtener el éxito del mismo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer los requerimientos técnicos y logísticos que permiten la atención adecuada de los participantes.
Coordinar la dotación de requerimientos logísticos de las demás comisiones de trabajo.
 Rendir informes de avance y cierre al Comité Organizador.

CARÁCTER

El comité de logística es el órgano encargado de la planeación de estrategias y de la correcta gestión del capital humano y de los recursos, coordinando actividades en busca siempre de obtener los mejores resultados de acuerdo a las metas trazadas.

FUNCIONES

Las principales funciones del comité de logística integrado por los alumnos Omar E. Gomez, Marisol Pinto, Rebeca Camargo, Nila Castillo, Sandi Lopez, Olga Rivero, Elva Rambal, son las siguientes:

Búsqueda de espacios físicos y recursos como silletería, sonido, equipos, entre otros, para la correcta ejecución de las actividades de la actividad.
 Supervisar y controlar las actividades que se desarrollaran en el trascurso del evento, siempre en busca de una formación íntegra.
 Velar por el cumplimiento y el éxito del evento.

PRESUPUESTO LOGISTICA

CANTIDAD** **DETALLE


TOTAL

300 REFRIGERIOS: 300.000
2 BOTELLAS DE AGUA (DISPENSADOR) 6.000
12 BOTELLAS DE AGUA CRISTAL 24.000
DESECHABLES: VASOS, CAJAS TRANSPARENTES 60.000
300 CARPETAS Y BOLIGRAFOS 105.000
2 BATERIAS PARA EL MICROFONO 10.000
ASEO AUDITORIO 25.000
TRANSPORTE: 60.000
ARREGLO AUDITORIO 80.000
HIELO 12.000
PAPELERIA 22.000
TOTAL $ 704.000



PLAN DE ACCION COMITÉ DE FINANZAS

OBJETIVO GENERAL
Elaborar el presupuesto requerido para el desarrollo del Seminario taller sobre Marketing Básico y Procesos Administrativos, dictados por los estudiantes de Décimo Semestre de Administración de Empresas de la Universidad de La Guajira, Extensión Maicao.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar el presupuesto general para el Seminario Taller sobre Marketing y Procesos Administrativos.

Recoger los aportes de los socios (Estudiantes Décimo Semestre) para la obtención de los recursos iniciales necesarios para el desarrollo de Seminario Taller sobre Marketing y Procesos Administrativos, a través de actividades como aportes de socios y rifas.

Registrar con los respectivos soportes los recaudos obtenidos a través de venta de boletería, rifas y otros.

Registrar con los respectivos soportes los egresos efectuados para el desarrollo Seminario Taller sobre Marketing y Procesos Administrativos.
 Elaborar informes oportunos sobre el desarrollo de las actividades planificadas por el grupo financiero.

Realizar un informe final de las actividades llevadas a cabo por el grupo financiero.

PRESUPUESTO GENERAL DEL SEMINARIO TALLER SOBRE MARKETING BÁSICO Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS, DICTADO POR LOS ESTUDIANTES DE DÉCIMO SEMESTRE DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA, EXTENSIÓN MAICAO.

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual.
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.

PRESUPUESTO GRUPO FINANZAS
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
1 Libreta 10.000 10.000
1 Comprobantes 10.000 10.000
de egreso de caja
1 Comprobantes 10.000 10.000
de ingreso
1 Valera 2.000 2.000
2 Boligrafos 1.000 2.000
Diversos 16.000 16.000
TOTAL 50000

PRESUPUESTO GENERAL PARA SEMINARIO SOBRE MARKETING BASICO
DECIMO SEMESTRE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA

INGRESOS $ 2.060.000
Venta de boleterias $ 1.800.000
(180x10000)
Aporte socios $ 260.000
(26x10000)
EGRESOS $ 1.836.000
Grupo Marketing $ 782.000
Grupo Logistica $ 704.000
Grupo Financiero $ 50.000
Imprevistos $ 300.000
UTILIDAD $ 224.000

INFORME FINANCIERO GENERAL DEL SEMINARIO SOBRE MARKETING BASICO
DECIMO SEMESTRE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA

INGRESOS $ 1.540.000
Venta de boleterías $ 1.270.000
Aporte socios $ 270.000
(10000 c/u)

EGRESOS $ 1.452.000
Grupo Marketing $ 864.000
Grupo Logística $ 559.000
Grupo Financiero $ 29.000

Diferencia $ 88.000

SOCIEDAD DECIMO SEMESTRE ADMINISTRACION DE EMPRESAS NOCTURNO
BALANCE GENERAL DEL SEMINARIO DE MARKETING Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ACTIVOS
CAJA $ 88.000
CUENTAS X COBRAR A SOCIOS $ 550.000
TOTAL ACTIVOS $ 638.000

PATRIMONIO
APORTE DE SOCIOS $ 270.000
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 398.000

TOTAL PATRIMONIO $ 638.000

SOCIEDAD DECIMO SEMESTRE ADMINISTRACION DE EMPRESAS NOCTURNO
ESTADO DE RESULTADOS DEL SEMINARIO DE MARKETING Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INGRESOS

OPERACIONALES (Venta de boletería) $1’820.000
TOTAL INGRESOS $ 1.820.000,00

EGRESOS
GASTOS OPERACIONALES $ 1.452.000
Grupo Marketing $ 864.000
Grupo Logística $ 559.000
Grupo Financiero $ 29.000
TOTAL EGRESOS $ 1.452.000

UTILIDAD $ 368.000,00//**

PLAN DE ACCION CONFERENCISTAS

El proyecto de retroalimentación dirigido a pequeños empresarios de Maicao se realiza de común acuerdo por estudiantes de X Semestre de Administración de Empresas y la docente de la asignatura Dinámica en Formación Empresarial, Silvia Atrio, cuyo objetivo es la proyección social del grupo egresando, hacia las necesidades latentes que manifestan los empresarios.

Las conferencistas del evento Katiana Marquez y Loreinis Mercado al conocer las temáticas que mayor demanda tuvieron en el estudio de mercado, de la mano de la Profesora, comienzan a preparar las ponencias de Proceso administrativo y Marketing Básico respectivamente.

Para innovar en la herramineta de presentacion de la ponencia, la docente sugiere utilizar prezi, una herramineta muy dinámica para presentaciones que se encuentra en internet en el enlace http://www.prezi.com. El proceso de aprendizaje en el uso de la herramienta fue satisfactorio. Asi mismo se trabajó en equipo con la Docente para preparar las conferencias, se prepararon los talleres prácticos que van a realizar os asistentes al Seminario Taller, en base a sus experiencias y a los conceptos que deberian implantar en la administracion de sus empresas. Luego se socializarán dichos talleres a todo el grupo, para aceptar cualquier sugerencia y aporte. Al elaborarse las ponencias, se tiene en cuenta la realidad actual del Municipio para adaptar las tematicas y ser acertivos en los conceptos y propuestas proporcionados, lo cual conducirá al exito del evento.
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PLAN DE MARKETING

Un plan de marketing es, un documento previo a una inversión, lanzamiento de un producto o comienzo de un negocio donde, entre otras cosas, se detalla lo que se espera conseguir con ese proyecto, lo que costará, el tiempo y los recursos a utilizar para su consecución, y un análisis detallado de todos los pasos que han de darse para alcanzar los fines propuestos.

OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Plan de Marketing con el propósito de incrementar la participación de los Empresarios Maicaeros en el Proyecto denominado como contribuir al mejoramiento continúo del sector comercial del municipio de Maicao a través de investigación y proyección social de la universidad de la guajira.
Por otra parte, el plan de marketing requiere un trabajo metódico y organizado para ir avanzando poco a poco en su redacción. Es conveniente que sea ampliamente discutido con todos los departamentos implicados durante la fase de su elaboración con el fin de que nadie, dentro de la empresa, se sienta excluido del proyecto empresarial. De esta forma, todo el equipo humano se sentirá vinculado a los objetivos fijados por el plan dando como resultado una mayor eficacia a la hora de su puesta en marcha.
Para su realización se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
• Elaboración y selección de estrategias
• Plan de acción
• Establecimiento de presupuesto

Teniendo en cuenta las estrategias seleccionadas, tendrá que elaborarse un plan de acción para conseguir los objetivos propuestos en el plazo determinado. Cualquier objetivo se puede alcanzar desde la aplicación de distintos supuestos estratégicos y cada uno de ellos exige la aplicación de una serie de tácticas. Estas tácticas definen las acciones concretas que se deben poner en práctica para poder conseguir los efectos de la estrategia. Ello implica necesariamente el disponer de los recursos humanos, técnicos y económicos, capaces de llevar a buen término el plan de marketing.
Por lo tanto dentro del plan de acción se realizo el siguiente plan de publicidad.

PLAN DE PUBLICIDAD
Pasacalles
Elaboración de boletas (entradas al evento)
Publicidad radial y televisiva
Plegables (información del evento)
Escarapelas
Certificaciones

Una vez se tiene claro lo que hay que hacer, sólo faltan los medios necesarios para llevar a cabo las acciones definidas previamente. En este caso la elaboración de los pasacalles es con el fin de dar a conocer el evento colocando estos en puntos estratégicos de la ciudad uno estará ubicado en la calle 12 con cra 13 y el otro se ubicara en las instalaciones de la universidad de La Guajira donde todas las personas puedan observarlo y del mismo modo se estaría aplicando una segunda estrategia de voz a voz donde una persona le comenta a otra y así sucesivamente se va expandiendo la información, continuando con este plan estratégico, sigue la publicidad radial y televisiva que es uno de los medios masivos de comunicación que tenemos en el Municipio, posteriormente procedemos a la elaboración de unas boletas u entradas con el fin de vender el evento y que este tenga un costo módico para que los empresarios no tengan excusas de no asistir y por ende para que el evento sea auto sostenible.
En este orden se elaboraran unos plegables para explicar detalladamente la programación del evento y los temas a tratar en el taller, dentro de las actividades de relaciones publicas tenemos las invitaciones a las diferentes autoridades de la Universidad de La Guajira sede principal y extensión con sus respectiva comunidad estudiantil teniendo en cuenta que estas actividades son de gran importancia para todos y por ultimo, la elaboración de las certificaciones que es muy importante darle a conocer previamente a los asistentes de esta entrega ya que esto los motiva al saber que se les estará dando un reconocimiento y se les esta certificando su participación.
Dado a conocer nuestro plan de acción se procede a la sumatoria de los costos, estos se materializan en un presupuesto, cuya secuencia de gastos se hace según los programas de trabajo y tiempo aplicados. Para que la dirección general apruebe el plan de marketing, deseará saber la cuantificación del esfuerzo expresado en términos monetarios, por ser el dinero un denominador común de diversos recursos, así como lo que lleva a producir en términos de beneficios, ya que a la vista de la cuenta de explotación provisional podrá emitir un juicio sobre la viabilidad del plan o demostrar interés de llevarlo adelante.
Después de su aprobación, un presupuesto es una autorización para utilizar los recursos económicos. No es el medio para alcanzar un objetivo, ese medio es el programa, a continuación se detalla el presupuesto que solicitara, de acuerdo a las cotizaciones realizadas por el departamento de marketing se detalla el sgte presupuesto:

PRESUPUESTO

CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
2 PASACALLES 65000 $130.000
200 CERTIFICACION 1300 $260.000
1 PENDON 180000 $180000
200 PLEGABLES 225 $ 45000
27 ESCARAPELAS 1500 $ 67500
200 BOLETAS 25000 $ 25000
$782.000