Informes de Desarrollo del Proyecto

Informes por grupo del Desarrollo del Proyecto

Cada grupo incluira el informe general del desarrollo del proyecto desde su inicio, el dia del evento y finalización del proyecto.

Informe de desarrollo de los hechos

PAULO CESAR GIRALDO - Relator y Apoyo del proyecto

Este proyecto de extensión se inicio con unas directrices dadas por la profesora Silvia Atrio, orientadas en el programa de la asignatura Dinámica en Formación Empresarial, cuya finalidad fue impactar positivamente el entorno de la Universidad. Se desarrolló un trabajo colaborativo donde se dieron responsabilidades individuales y grupales.
Al principio se debatieron los posibles problemas que existen en el municipio de Maicao, los estudiantes dieron diferentes ideas y la mas opcionada fue realizar un seminario taller, ya que la mayoría de los microempresarios del Municipio, manejan empíricamente sus empresas, y de esta manera se comenzó a elaborar el planteamiento del problema el cual fue aprobado por los mismos estudiantes; luego de esto se elaboraron el objetivos generales, y los específicos y así se dio forma a este proyecto.
Después de realizar el planteamiento de problema se elaboro un cuestionario, el cual ayudo a conocer el nivel de estudio de los empresarios, las preferencias de tomas a abordar en el seminario taller, el monto que estarían dispuesto a cancelar para asistir al evento y otros datos para obtener información valiosa que permitiera concluir el ejercicio con éxito. Se analizó el hecho de que los estudiantes de X semestre tienen competencias desarrolladas para compartir con los microempresarios de la región sus conocimientos y enseñarles a aplicarlos en sus negocios, por lo tanto se llevo a cabo un seminario taller el cual llevo como nombre “1er seminario taller de marketing y procesos administrativos”, que tuvo lugar en el auditorio de la Universidad de La Guajira Extensión Maicao y fue una experiencia excelente para nosotros como estudiantes y futuros administradores, como también lo fue para los pequeños empresarios de Maicao.
Luego se asignaron responsabilidades grupales dándole a cada grupo una función especifica como Logística, Presupuesto, Marketing, Conferencistas. En cada proceso del proyecto cada grupo realizo su actividad correspondiente, iniciando el de marketing con la promoción del evento mediante la publicidad, cartas de invitación, elaboración de boletas, plegables y certificaciones. El grupo de finanzas recogió las cuotas establecidas para todos los integrantes del curso, y se hicieron con rifas. El equipo de logística se encargó del arreglo del auditorio, el buen funcionamiento de los equipos, la contratación de los refrigerios y su distribución.
Con asesoría de la Profesora, se fue elaborando el proyecto de forma participativa entre todos los integrantes del curso, con la herramienta tecnológica denominada wiki, en internet, donde se subieron los primeros documentos para luego ser complementados y editado por todos. Esta herramienta es apropiada para este tipo de trabajos en los que varias personas deben aportar a un mismo documento. Al principio algunos estudiantes se mostraron reacios a utilizarla, pero al final del proceso, todos pudieron acceder y editar el trabajo.

El evento comenzó con 20 minutos de retraso, debido a que las personas invitadas aun no llegaban, pero fue exitoso en lo que se refiere a su puesta en marcha como ejercicio académico propuesto y se lograron los objetivos propuestos en el desarrollo de la materia de Dinámica en Formación Empresarial. Las conferencistas dominaron el auditorio aunque se sintió corta la presentación y falto más profundización, se realizo el ejercicio esperado. No hubo interrupciones del fluido eléctrico, los equipos funcionaron correctamente y las presentaciones se mostraron en el momento oportuno, sin inconvenientes. Los refrigerios se entregaron a tiempo y gustaron, también el video, y la presentación de la profesora y directora del proyecto Silvia Atrio.
En conclusión, estos proyectos se deberían realizar con mayor frecuencia, puesto que ayuda a afianzar los conocimientos aprendidos en el aula de clase, y de esta manera se logra que los estudiantes se motiven a emprender y compartir experiencias con los empresarios de este Municipio, contribuyendo al desarrollo económico y social del municipio de Maicao.

INFORME DE EJECUCIÓN DEL GRUPO DE MARKETING

Este grupo tuvo a su cargo la promoción del evento para lo cual se elaboraron dos pendones que se colocaron en la entrada de la Extensión Maicao de la Universidad y el otro se colocó en una zona céntrica. Se diseñaron las boletas y se contrató su elaboración. Se entregaron siete boletas a cada estudiante con el objeto de repartir la venta de las mismas. Al ver que el costo de la elaboración de los plegables se reducía, se pensó en elaborar un pendón, pero por falta de tiempo, no se consultó con el grupo y esto creó un descontento entre los demás, por considerarlo un gasto innecesario.
Tampoco se contrató la publicidad radial, lo que hubiera sido un medio óptimo para difundir la información del evento, ya que la mayoría de personas acostumbra escuchar la radio por las mañanas.

En la actualidad las empresas diseñan planes estratégicos de marketing con el fin de darse a conocer en el mercado, por lo tanto el grupo de X semestre nocturno del Programa de Administración de Empresas de la Universidad de La Guajira, extensión Maicao, no es la excepción en cuanto a la planeación de eventos se trata, en este caso especifico la realización del 1er seminario taller de marketing básico y fases del proceso administrativo, se llevaron a la practica todos los conocimientos teóricos en cuanto a los procesos administrativos, cada uno con su accionar específico.

Los integrantes del equipo de Marketing fueron participativos unos mas que otros debido a las responsabilidades laborales, nos reunimos muy poco debido a las razones antes mencionadas pero dentro de los encuentros que tuvimos se delegaron las funciones correspondientes y cada cual mostro resultados positivos. También se generaron conflictos con los otros grupos debido a constantes roces por desacuerdos en nuestro plan de acción, que luego fueron subsanados.

Por error involuntario, todos los documentos impresos se elaboraron con una palabra equivocada, esto sirvió para aprender a controlar mejor los procesos, aunque se trabaje bajo presión y con escaso tiempo.

En síntesis el trabajo en equipo fue muy satisfactorio, estrechamos los lazos de unión como amigos y aprendimos a conocer y a entender las personas con sus cualidades y defectos. Los errores nos sirvieron para aprender y formarnos en nuestra vida profesional y personal teniendo en cuenta que somos humanos y que estamos en un proceso de aprendizaje constante. Nos queda la experiencia a futuro de minimizar errores para obtener excelentes resultados.

INFORME DE EJECUCIÓN DEL GRUPO LOGISTICA

El grupo de logística realizo y ejecuto todas las acciones basados en los principios de planeación y organización.
Se trabajo de manera coordinada y cada integrante del grupo se delego una función particular con un objetivo general y grupal, para permitir el éxito del mismo. Se realizaron las compras de acuerdo al presupuesto y se organizo el lugar de tal forma que el ambiente fuera agradable y armonioso para los invitados, exponentes y del grupo organizador. En las horas de la mañana, siendo aproximadamente las 8:00 am nos acercamos a las instalaciones del Auditorio para realizar las tareas de limpieza y constatar que los equipos como video beam, micrófonos, sonido y las luces estuvieran en óptimas condiciones para el evento, previo a ello el día anterior se había contratado los servicios de break, cancelando un 50% del valor total.

Así mismo el día del evento, se realizaron las demás compras, se organizó la papelería, la silletería y las mesas y el arreglo floral que se dispuso en la mesa principal y se cancelaron los dineros pendientes. Se revisaron los aires y todas las conexiones eléctricas, para garantizar que no se presentaran fallas en el desarrollo del evento. En las horas de la tarde siendo aproximadamente las 4:00 pm, todo estaba preparado para la realización del evento.
En general podemos considerar que el trabajo en equipo se hizo acorde a un plan de trabajo y muestra de ello fueron todas las acciones que se ejecutaron el día del evento.

INFORME DE EJECUCIÓN DEL GRUPO DE FINANZAS

Este seminario tuvo su origen a través del desarrollo práctico de la cátedra de Formación en Dinámica Empresarial, dictada por la docente Silvia Atrio, todo ello a raíz de la evolución de los temas que inicialmente se fueron socializando en clases.
Este proyecto se realizó con el fin de poner en práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra carrera, teniendo como objetivo principal promover la asignatura de Dinámica Empresarial a través de la ejecución de un proyecto y motivado además por el bajo desarrollo empresarial observado en nuestro municipio, el cual iríamos desarrollando por etapas mediante actividades que fueron seguidas a través de un diagrama de Gantt, que nos permitió ir trabajando poco a poco cada uno de los pasos que nos llevaría a cumplir esta meta.

Seguidamente teniendo en cuenta la problemática de nuestro municipio en cuanto a la poca visión futurista de los comerciantes debido a la reducción del comercio se plantea el problema y de allí se procede a través de encuestas aplicadas a los comerciantes sobre los temas sobre los que más les gustaría recibir información, arrojando como resultado los procesos administrativos y sobre marketing. Luego de las fijaciones de fechas y cumplimiento de algunas actividades se procedió a formar los diferentes grupos de trabajo, quedando establecidos los siguientes: Un Relator, Grupo de Marketing, Grupo de logística, Grupo de Finanzas y 2 conferencistas.

Cada grupo organizó sus actividades y pasó su presupuesto a su debido tiempo, para poder organizar el presupuesto general del evento, el cual fue valorado por $1’836.000.oo, lo que a su vez dio origen a la propuesta por parte del grupo de finanzas de un aporte de los socios para poner dar inicio, y la elaboración de las boletas por valor de $10.000, que serían vendidas a los comerciantes a fin de obtener los fondos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Todo este proceso fue vigilado durante el desarrollo de las clases por la docente Silvia Atrio, quien constantemente se mantuvo en contacto usando la ayuda tecnológica como lo es la Internet.

El grupo de finanzas estuvo integrado por Miguel Ávila, Yanelis Coronel, Abel Álvarez, Rafael Madera, Harold Rodríguez, Fermín Monroy e Isis Cardona y mi persona Ingris Benjumea, que a la vez fui seleccionada como la coordinadora del grupo.
En cuando al desarrollo de las actividades a nuestro cargo, organizamos de manera oportuna el presupuesto general destinado para el desarrollo del evento, enviando los respectivos informes a tiempo cuando nos fueron solicitados.

Como idea inicial propusimos el aporte de $10.000 por cada uno de los socios para poder dar inicio a las actividades. En cuanto a la búsqueda de patrocinios no compartimos la idea de utilizar este tipo de apoyo para el desarrollo del proyecto ya que en experiencia pasada no obtuvimos el apoyo esperado por la comunidad.
Llevamos de manera organizada los respectivos registros de ingresos y egresos generados en el evento y en el momento en que fue necesario ayudamos a la consecución de los fondos para lograr a alcanzar la meta trazada.

INFORME FINANCIERO FINAL

INGRESOS $ 1.540.000
Venta de boleterías $ 1.270.000
Aporte socios $ 270.000
(10000 c/u)

EGRESOS $ 1.452.000
Grupo Marketing $ 864.000
Grupo Logística $ 559.000
Grupo Financiero $ 29.000
Diferencia $ 88.000

Balance General

ACTIVOS
CAJA $ 88.000
CUENTAS X COBRAR A SOCIOS $ 550.000

TOTAL ACTIVOS $ 638.000
PATRIMONIO
APORTE DE SOCIOS $ 270.000
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 398.000
TOTAL PATRIMONIO $ 638.000

Estado del ejercicio de Resultados

INGRESOS
OPERACIONALES (Venta de boletería) $1.820.000

TOTAL INGRESOS $1.820.000

EGRESOS
GASTOS OPERACIONALES $ 1.452.000
Grupo Marketing $ 864.000
Grupo Logística $ 559.000
Grupo Financiero $ 29.000

TOTAL EGRESOS $ 1.452.000
UTILIDAD $368.000

INFORME DEL GRUPO DE CONFERENCISTAS

INFORME DE KATIANA MARQUEZ – Conferencista

 Memoria de lo expuesto en el evento principal:
Toda acción se logra ejecutar a través de procesos o pasos que nos guían hacia donde queremos llegar, los procesos administrativos: son pasos que debo seguir para administrar eficazmente la empresa, Veamos el primer paso.

 Planeación
Planear es fijar lo que voy a hacer, decir por anticipado lo que voy a hacer, voy a determinar que debo hacer detalladamente para lograr lo que quiero en un futuro. La planeación incluye unos aspectos importantes como son los recursos y el tiempo, la planeación es interna pero me ayuda a prever lo externo.
Actualmente las condiciones económicas del municipio no son las mejores y las condiciones de trabajo tampoco. Yo no puedo manejar la idea de la moneda vecina, la entrada y salida de mercancías, la normatividad ni la regulación de los servicios públicos todo esto es externo. .pero si yo realmente se que quiero y que tengo puedo manejar el grado en que me afecten las variables externas, yo necesito panear todas las actividades a realizar en mi empresa para aprovechar los recursos que tengo a disposición.
La planeación debe ser flexible para organizarnos mejor.

 Organización
Defino el orden de las actividades que debo realizar, ya planifique que actividades realizare ahora defino el orden para hacerlo según la prioridad e importancia de cada una de ellas y las necesidades de la empresa. Definir que funciones y responsabilidades tiene cada colaborador, cual es su cuota de trabajo. Por que la asignación debida de tareas ayudaran a ahorrar tiempo y dinero, Además si una persona no esta sobrecargado de labores hará sus deberes con mayor satisfacción, debo tener en cuenta que no tengo “trabajadores” sino un talento humano que tendrá la disponibilidad según la motivación que yo le de. La organización es continua por que siempre debo realizar cambios para mejorar entonces siempre sestare organizando y como empresario debo velar por que todas las actividades planificadas y organizadas se dirijan hacia los objetivos de la empresa.

 Dirección
Voy a trazar el camino a seguir, debo influir en las personas para que sus interés y esfuerzos y los míos estén encaminados a conseguir los objetivos de la empresa, si soy eficiente al dirigir se vera reflejado en la producción, en el ambiente laboral y todas las áreas de la empresa, en lugar de ser un jefe autoritario deberé ser un líder ejemplar que reconoce que sus empleados son sus aliados, tienen necesidades, y metas. Para una dirección efectiva se necesita una excelente comunicación, conocer lo que los demás quieren, entenderlo y lograr que los demás entiendan lo que deseo comunicarles; si la comunicación es efectiva la relación jefe-subordinado también lo será y la corrección de errores que puedan presentarse dará paso a un mejor control.

 Control
Aquí evaluaremos si todo lo que planee, organice y dirigí se aplico como se debía, si los resultados no son los esperados, como ya tengo un plan organizado podre revisar concretamente donde hubo fallas y retomar el curso de las acciones. Puedo controlar cantidad, tiempo y dinero mediante presupuestos, estados financieros etc.
El control es importante para evitar el desvío de los planes, introducir mejoras y calidad. Veamos a Maicao tiempo atrás antes de la constitución política del 91 quien como Maicao, el comercio en todo su esplendor, mercancías en cantidad, y clientes innumerables dentro y fuera del país; como quien dice teníamos el sartén por el mango, teníamos los mejores precios del mercado y los únicos en suministrar cierto tipo de bienes pero no planeamos el futuro pensamos que la abundancia duraría, no desarrollamos ventajas competitivas. No pensamos que tendríamos competencia la apertura económica trajo consigo muchos cambios y el estado actual de Maicao no es culpa del gobierno, ni de la legalidad exigida simplemente no pensamos, no visionamos que pasaría al habilitar mas puntos de entradas de mercancías en todo el país? No seriamos los únicos, no planificamos un furo para Maicao, para nuestra empresa el comercio no es la única opción hay muchas alternativas para hacer de Maicao un MAICAO PRODUCTIVO.

INFORME DE LOREINIS MERCADO – Conferencista

 Memoria de lo expuesto en el evento principal:

LAS 5P
A medida que han transcurrido los años en Maicao, se puede decir que la historia del municipio en lo referente al comercio se ha dividido en 2, antes de la constitución del política del 91, en donde se vivía la época de la bonanza, se tenia una mayor fluides económica y donde Maicao era un sitio con poca legalidad en cuanto al comercio se refiere, puesto que se constituía el contrabando y era notable ver que el único punto de competencia era el precio, dada que al que manejara el precio mas barato del mercado era el que mas vendía.

La constitución política del 91, trajo consigo reformas en la política económica del país, lo que genero cambios en le comercio internacional; Maicao no podía estar aparte de aplicar estas nuevas leyes, el cual no empezó a verse afectado por estos cambios inmediatamente sino solo luego de aproximadamente 5 ó 6 años, estas nuevas reformas permitieron bloquear el flujo constante y abundante de mercancía extranjera en Maicao, el efecto de estas leyes se ha reflejado en la disminución sustancial del comercio actual; otro aspecto a destacar de estas nuevas leyes de la constitución, fue la habilitación de nuevos puertos comerciales en Colombia, permitiendo importar mercancía desde otros países haciendo que el comercio en otras ciudades se incrementara, lo que condujo a que las personas que antes frecuentaban nuestro municipio a comprar productos, los adquirieran en otras ciudades, donde los conseguían por el mismo valor o hasta se puede decir que por un valor inferior, ahorrándose los gastos que conllevan trasladarse de una ciudad a otra, sin tener en cuentas e producto, el precio, la plaza o punto de venta y la promoción que los haría mas competitivos frente a otras ciudades.

Para nadie es un secreto que el éxito de una compañía u empresa, esta en satisfacer plenamente a los clientes; puesto que son la razón principal de la supervivencia y el buen funcionamiento de la misma, para lograr que ellos se sientan a gusto e identificados con nuestros productos y por ende se consiga una respuesta favorable para la empresa se utiliza lo que se le llama “mezcla de marketing”, que es el conjunto de técnicas dirigidas a obtener mas eficacia en la distribución y venta de un producto.

Combinar de la mejor manera las 4P es sinónimo de éxito en cualquier empresa sin dejar a un lado la total satisfacción del cliente dentro y fuera de la misma ya que un cliente satisfecho y bien atendido vale por 2.
Partamos por definir lo que hace parte de esta mezcla de marketing, es todo el conjunto de variables que prepara una empresa para producir el efecto que se desea por parte de los consumidores, este deseo es el de influir sobre la demanda del producto a ofrecer, en esta se encuentra EL PRODUCTO, EL PRECIO, LA PLAZA O PUNTO DE VENTA, LA PROMOCION y lo PARTNERS.

¿Que vendo? es el bien o servicio que tu consumes esto los hay tangibles e intangibles, por ejemplo un producto tangible puede ser la carne que consumes en el almuerzo, el jabón con el que lavas la ropa, así mismo los productos intangibles es por decir la atención que recibiste en un avión, lo bien que te sentiste ala llegar al hotel o restaurante en donde fuiste en tus vacaciones, la telefonía que escoges para tu móvil o celular, pero todo esto no hubiera sido completo si no percibes la calidad de lo que recibiste porque fácilmente pudiste haber elegido otra opción, la marca más reconocida la que te recomendó un amigo y todo lo que concierne al producto después de haber elegido; todo esto hace parte de la mezcla de marketing y por la cual toda empresa debe esmerarse por cumplirlo a cabalidad y hacer todo lo posible para que el producto sea el mejor.

Así mismo para lograr posicionarse en el mercado se necesita contar con el mejor PRECIO ¿Cuanto pagaran por él? Este debe ser el más adecuado para el producto en el mercado, el precio es de vital importancia y constituye parte principal para lograr estar posicionado en el mercado y poder competir con las demás empresas, el precio es lo que pagamos para transportarnos de un lugar a otro, lo que pagaste por una camiseta un jeans; dentro de esta clasificación se encuentran los posibles descuentos al comparar algo, las facilidades de pago para adquirir un producto de alto valor, en este sentido el precio debe corresponder con la percepción del cliente sobre el valor del producto el cual debe ser accesible a muchas personas o por el contrario establecer un precio exclusivo para determinado segmento de consumidores.

Cuando nos referimos a ¿COMO SE LOS HARE LLEGAR? Puede ser el centro comercial donde nos encontramos con algunos amigos, donde compraste el pan para el desayuno, para que la venta de un producto se de, es importante determinar la ubicación del punto de venta o plaza en donde se va a ofrecer el producto, la cobertura que se vaya a tener, el transporte que se necesita para su correcto trafico el cual varia y se determina por las necesidades de cada empresa.

¿Como lo conocerán y compraran los clientes? Con este interrogante encontramos lo que llamamos PROMOCIÓN que no es mas que hacer que nuestro producto sea reconocido en el mercado, para esto se utilizan medios comunes como la radio, la televisión, el perifoneo, los volantes, en fin diferentes medios que nos permiten de una u otra manera hacer que la población, la comunidad en donde nos encontramos sepa conozca de nuestro producto.
Por ultimo encontramos lo que llamamos PARTNERS que son aquellos colaboradores internos y externos del productos estos pueden ser los empleados los clientes, amigos, estos son quienes dan recomendaciones para mejorar el producto, este termino es relativamente nuevo y busca actualizar un poco la información que existe alrededor de esta valiosa información.

El centro de toda esta mezcla es el cliente y su fin es su satisfacción, es por tanto responsabilidad y decisión de cada organización combinar de la mejor manera estas variables para el correcto funcionamiento de la misma y lograr la satisfacción total de todos los consumidores quienes comparan y se sentirán identificados con el producto, el precio, el lugar en donde se pueda encontrar y que nos agrade la publicidad y reconocimiento del mismo.